PMO’s Diferentes enfoques de una única denominación

Carmen López de Larrinzar, Esteban Langa e Israel Matsuki

PMO de Portafolio de Proyectos SW

En Steelmood contamos con la experiencia de la gestión de una PMO de Portafolio de proyectos de Software:

• Abarcando todo el ciclo de vida
• De gran magnitud (más de 3000 proyectos, 200 MM€ anuales)
• Para una gran multinacional
• trabajando en un verdadero entorno de “gestión por proyectos”. 

El verdadero reto fue:

• Ser capaces de estructurar el Portafolio
• Mantener su vigencia y alineamiento con la estrategia global de la compañía
• Reflejara de manera fiel a la realidad el avance de las iniciativas tecnológicas de la corporación
• Coordinando las PMOs de los países y departamentales (función de PMO de PMOs).

Nuestra aportación:

1. Sistematizar todo el proceso de estructuración y mantenimiento del Portafolio
2. Gestión más eficaz :Entregando lo que se necesitaba
3. Gestión más eficiente :Menores necesidades de recursos para su gestión
4. Reducción del plazo para disponibilidad de informes actualizados
5. Gestionar de manera ágil (ciclo semanal)
6. Adaptación a los cambios en el Portafolio (mayor alineamiento estratégico)
7. Mejorar la calidad de los datos.

Resultados de esta gestión:

• Asegurar  que todos los entregables generados en base al Portafolio (cuadros de mando, reportes analíticos agregados) apoyaran  la toma de decisiones de la alta dirección
• Decisiones tomadas  con respecto a las iniciativas tecnológicas vigentes (planes de transformación, planes de sistemas, planes de producto)
• Lo que generó un aumento en la percepción del valor que la PMO aportaba a la organización.

Nuestro reto futuro:

1. Evolucionar hacia una gestión predictiva/proactiva
2. Ampliar el perímetro del ciclo de vida de nuestra PMO hasta la VMO (Value Management Office)
3. Llegar a observar y gestionar el impacto de las iniciativas del Portafolio en el valor que generan a la empresa a medio y largo plazo.

PMO de Programa IT 

Una de nuestras experiencias como PMO de Infraestructuras IT ha sido

• Gestión de un programa de proyectos de IT
• Orientados a la estandarización de plataformas y servicios
• Orientados a la adopción de nuevas medidas para incrementar la seguridad y la protección de la información.

El cliente  es una corporación: 

1. Dispersa geográficamente
2. Con múltiples proveedores de servicio
3. El departamento de IT es a la vez proveedor de servicio para las distintas entidades que componen la corporación.

Las tareas realizadas desde la PMO han sido:

1. Seguimiento de los diferentes proyectos y sus dependencias, atendiendo a las necesidades concretas de las distintas entidades a la vez que garantizando el cumplimiento de estandarización de servicios y las directrices de seguridad. Coordinado tanto con los jefes de proyecto del cliente como de los distintos proveedores de servicio. 
2. Realización de informes
3. Preparación de Steering Comittee, reuniones de presentación de los proyectos a las entidades, reuniones de seguimiento; actas y tareas pendientes.
4. Coordinación con la PMO global de la evolución de los distintos proyectos
5. Reporte y seguimiento de incidencias relacionadas con la implantación de los distintos proyectos.

PMO de Proyectos de desarrollo software

1. Dentro de la PMO orientada a proyectos de Software, en nuestra experiencia de servicio realizado desde hace 6 años, venimos realizando una serie de actividades que agrupamos en 6 grupos:
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3. Gestión de proyectos: Que tiene como objetivo actualizar la información disponible sobre la situación de los proyectos. La forma en que trabajamos es a partir de una Base de Datos, cuya información se actualiza regularmente a través de las entrevistas con jefes de proyecto y las alertas activadas en el repositorio donde estos suben los documentos.
4. Resolución de dudas e incidencias: respondiendo a cualquier tipo de consulta sobre metodología, plantillas y situación en los proyectos.
5. Lanzamiento de proyectos: participando en la revisión del presupuesto, la preparación de los documentos y su envío al comité de aprobación.
6. Control presupuestario de proyectos: incluye la certificación de hitos, la revisión de las horas cargadas en proyectos y el asesoramiento en caso de cesiones presupuestarias desde otros proyectos.
7. Elaboración de informes de reporting: con el objetivo de dar a la Alta Dirección la situación completa para la toma de decisiones, se establecen toda una serie de informes: KPIs, informes periódicos, avances, etc.
8. Apoyo en los proyectos críticos: iniciativa reciente, pero con buena acogida. Desde la PMO se cede un recurso al proyecto que colabora con el JP asegurando el cumplimiento de la metodología, siguiendo los riesgos e hitos, y actuando como facilitador.