martes, 15 de abril de 2014



Vasco Cano
PMO Senior Manager en Steelmood

Todos los que hemos tenido responsabilidades de PMO sabemos lo difícil que es ganarnos la credibilidad, el respecto y la autoridad de la gente a la que debemos ayudar, guiar, coordinar, y finalmente, la palabra muchas veces omitida para no herir susceptibilidades, auditar.
Seamos claros, uno de los roles de una PMO, entre muchos otros, es el de controlar y auditar el trabajo y el rendimiento de otros.
Asumimos ese papel de sus jefes (o mejor, del jefe de sus jefes, que nos lo delega encantado), pero, al contrario de sus jefes, no tenemos la potestad de decidir o influir sobre la evolución de sus destinos profesionales (ascensos) o contribuciones económicas (bonus y aumentos).
Empezamos como intrusos, somos vistos como burócratas, elementos no productivos, desprovistos del suficiente expertise sobre los elementos que nos planteamos coordinar y supervisar.
Desde ese punto de partida, debemos rápidamente ascender a la condición de primus inter pares y finalmente a la de líderes.



Para lograrlo os propongo un conjunto de acciones y actitudes sencillas pero efectivas:
Ser humildes pero decididos: no presumir de superioridad jerárquica, intelectual, moral, ni de ningún otro tipo respecto a los equipos, pero ser decidido y persistente en la consecución de nuestras responsabilidades como PMO.
Ayudar a los que tienen dificultades o falta de tiempo: sin permitir que se torne una costumbre, siéntate al lado de tus interlocutores y ayúdales a informarte y a reportarte correctamente (si hace falta que le actualices el MS Proyect o la herramienta PPM de turno, hazlo).
De la misma manera que pides, asume tareas indeseables de los equipos (poco valor añadido pero muchos puntos en la respetabilidad).
En la misma línea, si los equipos salen tarde, acompáñales.
Como gran valor añadido en el soporte, intenta predecir los rendimientos de los equipos y anticipa potenciales desvíos y futuros semáforos naranjas/rojos. Informa, con cautela y sentido común, de dichas predicciones (siempre que sean fiables).
Evita sorpresas a los equipos/stakeholders y avisa (siempre) con antelación, a aquellos que vayan a salir mal en la foto (cuadro de mando): intenta comprender sus causas para contextualizarlas lo mejor posible (la anestesia antes del palo).
Intenta proponer soluciones que eviten pasar de verde a naranja/rojo, o reúne y facilita a los que son capaces de encontrar dichas soluciones.
Asume el rol de interlocutor neutral en la resolución de conflictos o litigios entre equipos distintos.
Constitúyete en el SPOC (single point of contact), sábelo-todo, resuélvelo-todo, de la organización.
Finalmente, se diplomático, honesto y justo.
La transformación ocurre cuando espontáneamente los equipos recurren a nosotros en busca de ayuda, cuando nuestras solicitudes son diligentemente atendidas, nuestras actas comentadas y finalmente, cuando nuestros cuadros de mando son la base de cualquier discusión y/o decisión, es decir, son asumidos por todos como “la verdad”.
En definitiva, la mejor manera de ganar la confianza y el respecto de una organización, y en especial de sus máximos directivos, es que vaya brotando de abajo hacia arriba, creando pequeños valores añadidos que van sumando y subiendo al topo de la pirámide.

3 comentarios:

  1. Creo que la idea básica es la de crear confianza. Esto lleva tiempo, y como tú bien dices la clave es ponerse en una posición de igual a igual con los Jefes de Proyecto. En mi opinión creo que también necesitamos que nos den una cierta autoridad inicial, al menos estar respaldados por las personas que deciden poner la PMO.

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  2. Totalmente de acuerdo en la humildad inicial, si desde el primer momento ven al PMO como alguien con el que colaborar, en vez de alguien al que "rendir cuentas" la relación será mucho mas fluida y sincera.

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  3. El trato cercano siempre facilita el trabajo, muy buenos consejos Vasco :). Pero aún así creo que no sería posible sin disponer desde el principio de la "autoridad", otorgada por los responsables, y correctamente difundida a todos los Jefes de Proyecto...

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